Das Problem
Warum die meiste Prozessdokumentation veraltet ist
Drei Arten, wie Organisationen Prozesse dokumentieren, und was mit jeder davon an dem Tag passiert, an dem ein Schritt wandert. Die letzte Spalte ist der Ansatz, den diese Seite beschreibt.
| Das Handbuch | Das Wiki | Analysen, die dem Diagramm folgen | |
|---|---|---|---|
| Wo es liegt | Ein Dokument pro Prozess, oft eine Word-Datei, die zur letzten Prüfung in ein PDF verwandelt wurde. | Seiten pro Thema, geschrieben von dem, der gerade Zeit hatte, von Hand verlinkt. | Am Diagramm. Jeder Schritt trägt seine eigene Analyse; das Diagramm ist das Inhaltsverzeichnis. |
| Verhältnis zum Diagramm | Getrennt. Das Diagramm ist ein Bild, das in Kapitel zwei eingefügt wurde. | Getrennt. Wenn es ein Diagramm gibt, ist es ein Anhang. | Eine Quelle. Der Text wird aus dem Schritt geschrieben, zu dem er gehört, und aus dem Gespräch, das ihn hervorgebracht hat. |
| Wenn sich ein Schritt ändert | Jemand muss sich erinnern, dass es das Handbuch gibt, das Kapitel finden und es umschreiben. | Die Seite bleibt, wie sie war, bis sich ein Leser beschwert. | Die Analysen ziehen mit dem Diagramm nach. Was Sie von Hand geschrieben oder korrigiert haben, bleibt, wie es ist. |
| Die Prüferfrage | „Ist das die aktuelle Version?“ Meist mit einem Datum beantwortet, nicht mit Gewissheit. | „Welche Seite ist verbindlich?“ Oft mehrere. | Welche Version freigegeben wurde, und von wem. Jede Version bleibt erhalten. |
| Der Weg in die Präsentation | Kopieren, einfügen, neu formatieren, nach jeder Änderung von vorn. | Dasselbe, mit Screenshots. | Die Präsentation wird aus Diagramm und Analysen gefüllt und nach einer Änderung neu gefüllt; was Sie im Präsentationseditor von patchley geändert haben, bleibt erhalten. |
Dokumentation veraltet, wenn sie ein zweites Artefakt neben dem Prozessmodell ist. Sie bleibt aktuell, wenn sie das Prozessmodell ist, Schritt für Schritt gelesen.
Pro Schritt
Was eine Analyse pro Schritt enthält
Jeder Schritt im Diagramm kann eine Analyse tragen. patchley schreibt sie pro Schritt, aus dem, was im Interview gesagt wurde, und dem, was das Diagramm zeigt, und Sie wählen die Perspektive. Die Perspektiven lassen sich kombinieren; eine Compliance-Analyse und eine Schwachstellen-Analyse desselben Prozesses sind zwei Lesarten derselben Schritte.
SOP: Wer tut was, mit welchem System, und was kommt heraus
Die Standardarbeitsanweisung pro Schritt: die Rolle, die ihn ausführt, die Eingaben, die er braucht, das System oder Dokument, in dem er arbeitet, und was er an den nächsten Schritt übergibt. Geschrieben in der Reihenfolge des Diagramms, sodass sie sich wie eine Anweisung liest, nicht wie eine Liste von Bruchstücken.
Schwachstellen: Wo der Prozess wartet, bricht oder doppelt läuft
Was die Menschen, die den Prozess ausführen, zu jedem Schritt gesagt haben: wo Fälle auf eine Unterschrift warten, wo Daten ein zweites Mal getippt werden, wo ein Umweg den vorgesehenen Pfad ersetzt. Schwachstellen hängen an dem Schritt, zu dem sie gehören, sodass eine Verbesserungsdiskussion am Diagramm beginnen kann.
Compliance: Ziel, Normbezug und Nachweis pro Kontrollschritt
Zu jedem als Kontrolle markierten Schritt drei Dinge: was die Kontrolle verhindern oder sicherstellen soll, auf welche interne Richtlinie oder welches öffentliche Rahmenwerk sie sich bezieht, und welchen Nachweis der Schritt hinterlässt. Das ist die Struktur, nach der eine Prüfung fragt, und sie lässt sich während der Aufnahme viel leichter füllen als Monate später.
Kennzahlen: Die Zahlen, die Sie liefern, pro Schritt angeordnet
Mengen, Durchlaufzeiten, Kosten oder Fehlerzahlen, wo Ihre Organisation sie hat. patchley erfindet keine Zahlen; es ordnet die, die Sie liefern oder schätzen, pro Schritt in einer einheitlichen Struktur an, sodass die Zahlen aus drei Abteilungen endlich nebeneinander auf demselben Diagramm stehen.
Die Fragen, die Ihre Organisation zu jedem Prozess stellt. Viele Organisationen haben bereits einen Dokumentationsstandard: die Felder, die eine Prozessbeschreibung enthalten muss, die Überschriften im Qualitätshandbuch, die Fragen der internen Revision. Geben Sie patchley diese Vorlage, und sie wird pro Schritt beantwortet, in Ihrer Wortwahl und Ihrer Struktur.
Im Gleichschritt
Dokumentation und Diagramm im Gleichschritt halten
Die Analysen werden aus dem Diagramm geschrieben, also folgen sie ihm. Fügen Sie einen Schritt ein, erscheint er in den Analysen mit eigenem Eintrag. Verschieben Sie einen Schritt in eine andere Lane, nennt die SOP die neue Rolle. Teilen Sie ein Gateway in zwei Entscheidungen, fragt die Compliance-Analyse nach beiden. Sie halten kein zweites Dokument im Gleichschritt; es gibt kein zweites Dokument.
Was sich automatisch ändert, und was nie
Was patchley geschrieben hat, darf es umschreiben, wenn sich das Diagramm ändert, und es zeigt die vorgeschlagene Änderung, bevor sie greift. Was Sie von Hand geschrieben oder korrigiert haben, bleibt. Ein Satz, den Sie zu einer Schwachstelle ergänzt haben, ein Normbezug, den Sie korrigiert haben, eine Zahl, die Sie eingetragen haben: All das bleibt über jede spätere Änderung am Diagramm erhalten, und jede Version bleibt verfügbar, sodass Sie sehen, was die Analyse vorher gesagt hat.
Das Diagramm ist die Quelle. Analysen folgen ihm; Handgeschriebenes bleibt; jede Änderung wird angezeigt, bevor sie greift; jede Version bleibt erhalten.
Die Präsentation
Von der Dokumentation zur Präsentation für den Lenkungsausschuss
Die letzte Phase frisst sonst die Abende vor dem Lenkungsausschuss: die Prozesslandkarte auf einer Folie, die Erkenntnisse pro Schritt auf den nächsten zehn, die Kontrollschritte in einer Tabelle, alles aus dem Dokument abgetippt. patchley baut die Präsentation aus dem Diagramm und den Analysen.
Im Erscheinungsbild Ihrer Organisation
Die Präsentation nutzt das Layout Ihrer Organisation, sodass Prozesslandkarte und Erkenntnisse in den Folien ankommen, die Ihr Lenkungsausschuss bereits kennt.
Eine echte PowerPoint-Datei
Texte, Tabellen und das Diagramm sind in PowerPoint bearbeitbar. Was Sie auf der Folie sehen, können Sie ändern, in dem Werkzeug, das Ihre Organisation ohnehin nutzt.
Bearbeitungen im Präsentationseditor bleiben
Ändern Sie das Diagramm oder eine Analyse, füllen Sie die Präsentation neu, und die Folien ziehen nach. Was Sie im Präsentationseditor von patchley geändert haben, bleibt erhalten; in PowerPoint bleiben Text, Tabellen, Diagramm und Grafik bearbeitbar.
Ein Diagramm, mehrere Präsentationen
Eine Compliance-Präsentation für die interne Revision und eine Verbesserungspräsentation für die Fachabteilung können aus demselben Diagramm kommen, mit jeweils anderen Analysen.
Die Landkarte
Von mehreren Diagrammen zur Prozesslandkarte
Landkarte
Mehrere Diagramme als ein Bild: welche Prozesse es gibt und wie sie zusammenhängen.
Prozess
Ein BPMN-2.0-Diagramm: Lanes, Schritte, Gateways, Systeme, Dokumente, Kontrollschritte.
Schritt
Die Analysen: SOP, Schwachstellen, Compliance, Kennzahlen oder Ihre Vorlage.
Ein Diagramm ist ein Prozess. Haben Sie mehrere aufgenommen, stellt patchley sie in eine Prozesslandkarte: der Schadenprozess, seine Teilprozesse und die Prozesse daneben als ein Bild statt als Ordner voller Dateien. Für die Dokumentation heißt das: Die Landkarte ist die Einstiegsseite, jeder Prozess ein Kapitel, jeder Schritt ein Absatz, und alle drei Ebenen kommen aus derselben Quelle.
Diese Struktur beantwortet auch die Frage, an der viele Dokumentationsprojekte hängen bleiben: wo anfangen. Nehmen Sie den Prozess auf, der am meisten schmerzt, dokumentieren Sie ihn pro Schritt, und lassen Sie die Landkarte darum herum wachsen, während die nächsten Prozesse aufgenommen werden. Die Dokumentation muss nie vollständig sein, um nützlich zu sein; sie muss nur aktuell sein für die Prozesse, die sie abdeckt.
FAQ
Häufige Fragen
Was gefragt wird, wenn man das hier mit der Dokumentation von heute vergleicht.
Kann ich meine eigene Dokumentationsvorlage verwenden?
Ja. Geben Sie patchley die Felder und Überschriften, die Ihre Organisation für Prozessbeschreibungen nutzt, und die Analyse wird pro Schritt in dieser Struktur geschrieben, neben oder anstelle der eingebauten Perspektiven.
Was passiert mit meinen Bearbeitungen, wenn sich das Diagramm ändert?
Sie bleiben. patchley kann vorschlagen, umzuschreiben, was es selbst geschrieben hat, und zeigt den Vorschlag, bevor er greift; was Sie von Hand geschrieben oder korrigiert haben, wird nie überschrieben. Jede Version bleibt verfügbar.
Welche Exportformate gibt es?
Das Diagramm als BPMN 2.0 XML, das sich in Standard-BPMN-Werkzeugen wie Camunda Modeler, Signavio oder ADONIS öffnet, oder als SVG und PNG; die Analysen als XLSX; die Präsentation als PowerPoint.
Wie kommt der Prozess überhaupt in patchley?
Über ein Interview, einen Workshop, ein Meeting, dem patchley beitritt, oder ein Dokument. Die Seite zur Prozessaufnahme beschreibt die vier Quellen und den Weg vom ersten Entwurf zur Freigabe.