Zwei Orte, an denen eine Kontrolle leben kann
Fragen Sie eine Fachabteilung, wo ihr Vier-Augen-Prinzip dokumentiert ist, und man zeigt Ihnen meist eine Richtlinie: einen Absatz, der sagt, dass Zahlungen über einer Grenze eine zweite Freigabe brauchen. Bitten Sie dieselbe Abteilung, Ihnen in ihrem Prozess den Schritt zu zeigen, an dem diese Freigabe stattfindet, wer sie erteilt und welche Spur sie hinterlässt, und im Raum wird es für einen Moment still.
Das ist der Unterschied zwischen einer Kontrolle, die in einer Richtlinie lebt, und einer, die im Prozess lebt. Die Richtlinie sagt, was geschehen soll. Der Prozess zeigt, wo es geschieht, zwischen welchen Schritten, durch welche Rolle, und was die Prüferin sich hinterher ansehen kann. Eine Prüfung fragt nach der zweiten Art.
Eine Richtlinie belegt die Absicht. Ein Kontrollschritt im Diagramm belegt einen Ort, eine Rolle und eine Spur.
Was eine Prüferin wirklich fragt
Welches Rahmenwerk auch gilt, die Fragen, die eine Prüferin an einen Prozess stellt, ähneln sich erstaunlich. Zu jeder Kontrolle will sie wissen, was sie verhindern oder sicherstellen soll, auf welche interne Regel oder externe Anforderung sie sich bezieht, und welcher Nachweis zeigt, dass sie durchgeführt wurde. Ziel, Bezug, Nachweis. Lautet die Antwort auf eine der drei Fragen „kommt darauf an, wen man fragt“, ist die Kontrolle schwach, so sorgfältig die Richtlinie auch geschrieben sein mag.
Wir haben die Compliance-Analyse in patchley genau um diese drei Fragen herum gebaut. Jeder als Kontrolle markierte Schritt trägt sie, und wenn Sie patchley fragen, was fehlt, zeigt es auf die Frage, die noch keine Antwort hat. Wie sich das in drei Branchen darstellt, beschreiben wir in den Berichten zu Banken, Versicherungen und Industrie; die Rahmenwerke unterscheiden sich, die drei Fragen nicht.
Warum das Diagramm und nicht das Dokument
Es gibt drei praktische Gründe, die Kontrolle ins Diagramm zu holen statt nur in ein Dokument.
Die Position ist Teil der Kontrolle
Eine Prüfung vor der Auszahlung und dieselbe Prüfung nach der Auszahlung sind verschiedene Kontrollen. In einem Text ist die Position ein Satz, der präzise sein kann oder auch nicht. Im Diagramm ist die Position eindeutig: Der Kontrollschritt sitzt zwischen zwei anderen Schritten, in der Lane der Rolle, die ihn ausführt. Ihn zu verschieben ist sichtbar; ihn zu überspringen ist sichtbar. Ändert sich der Prozess, lässt sich die Frage „Sitzt die Kontrolle noch an der richtigen Stelle?“ durch Hinsehen beantworten.
Die Rolle steht in der Lane
Eine Vier-Augen-Prüfung durch dieselbe Person, die die Zahlung vorbereitet hat, ist keine Vier-Augen-Prüfung. Im Diagramm sitzt die Vorbereitung in einer Lane und die Freigabe in einer anderen, und landen beide in derselben Lane, stimmt etwas nicht, und man sieht es. Funktionstrennung, nach der viele Rahmenwerke in irgendeiner Form fragen, ist eine Eigenschaft von Lanes.
Der Nachweis hängt am Schritt
Die Freigabe hinterlässt eine Spur: einen Status im System, ein unterschriebenes Formular, einen Vermerk in der Akte. In der Analyse am Kontrollschritt wird dieser Nachweis benannt, und zwar neben dem System, in dem der Schritt arbeitet. Fragt die Prüferin „zeigen Sie mir das“, ist die Antwort ein Schritt, ein System und ein Datensatz, keine Suche durch E-Mails.
Ziel, Bezug, Nachweis. Kann ein Kontrollschritt nicht alle drei beantworten, ist er ein Befund, bevor die Prüferin kommt.
Kontrollen im Interview aufnehmen
Kontrollen kommen in einem Prozessinterview selten von allein zur Sprache. Menschen beschreiben, was sie tun, und eine Prüfung, die sie jeden Tag durchführen, fühlt sich wie ein Teil des Schritts an, nicht wie ein eigener Schritt. Wir fragen ausdrücklich danach, spät im Interview, mit einer Frage: „Wer prüft, und was belegt es?“ Die Antworten markieren die Kontrollschritte, und die Nachfragen füllen Ziel und Nachweis.
Auf zwei Dinge haben wir gelernt zu achten. Erstens auf Kontrollen, die es in der Praxis gibt, aber nicht in der Richtlinie: die erfahrene Kollegin, die bei jedem ungewöhnlichen Fall „einmal draufschaut“. Das sind echte Kontrollen, oft gute, und sie sollten im Diagramm stehen, damit sie den Ruhestand der Kollegin überleben. Zweitens auf Kontrollen, die es in der Richtlinie gibt, aber nicht in der Praxis: die zweite Unterschrift, die am Freitagnachmittag gesammelt geleistet wird. Das Diagramm sollte zeigen, was geschieht; die Lücke zwischen ihm und der Richtlinie ist der Befund.
Wie das in einem Modell aussieht
Die Beispielmodelle zeigen die Konvention: Der Kontrollschritt ist eine Aufgabe wie jede andere, markiert, damit man ihn findet, platziert in der Lane der Rolle, die ihn ausführt, meist direkt vor einem Gateway, das von seinem Ergebnis abhängt. Das Schadenbeispiel hat eine Deckungsprüfung vor der Auszahlungsentscheidung; das Rechnungsbeispiel einen Drei-Wege-Abgleich und eine Freigabe, bevor die Zahlung angestoßen wird. In jedem Fall sagen Schritt, Lane und Position mehr über die Kontrolle als ein Absatz es könnte.
Das Diagramm verlässt patchley als BPMN 2.0 XML, sodass die Kontrollschritte mit dem Prozess in das Werkzeug wandern, das die Organisation als Nächstes nutzt, und die Analysen, die sie erklären, in die Präsentation für den Prüfungsausschuss. Was zurückbleibt, ist der Moment der Stille, wenn jemand fragt, wo die Kontrolle eigentlich ist.