Was sich ändert
Was KI an der Prozessmodellierung ändert
Modellieren war bisher Übersetzungsarbeit: Jemand, der die Notation kennt, hört jemandem zu, der den Prozess kennt, und zeichnet. KI nimmt den Übersetzer heraus, nicht die Person, die den Prozess kennt. Der Vergleich unten stellt zwei Arten gegenüber, KI zu nutzen, nicht KI gegen einen Modellierer.
| Einen Chatbot nach einer Prozessbeschreibung fragen | Ein generiertes Diagramm auf einer Zeichenfläche | |
|---|---|---|
| Was Sie bekommen | Text: eine nummerierte Liste von Schritten, manchmal mit Rollen in Klammern. Gut als erste Gliederung. | Ein BPMN-2.0-Diagramm mit Lanes für die Rollen, Gateways für die Entscheidungen, Systemen, Dokumenten und Kontrollschritten. |
| Wo es richtig oder falsch ist | Schwer zu sehen. Ein plausibler Absatz liest sich gleich, ob die Reihenfolge stimmt oder nicht. | Auf einen Blick sichtbar. Ein Schritt in der falschen Lane oder eine Entscheidung ohne „Nein“-Pfad fällt den Menschen, die den Prozess ausführen, sofort auf. |
| Korrigieren | Noch einmal fragen und einen neuen Text bekommen. Zwei Fassungen zu vergleichen heißt, beide ganz zu lesen. | Auf der Zeichenfläche bearbeiten oder die Änderung beschreiben. Vorschläge werden angezeigt, bevor sie greifen; jede Version bleibt. |
| Was danach kommt | Den Text in ein Modellierungswerkzeug übertragen und doch noch zeichnen. | Export als BPMN 2.0 XML, das sich in Standard-BPMN-Werkzeugen öffnet, oder als SVG und PNG, und Analysen (XLSX) und Präsentation (PowerPoint) auf demselben Diagramm aufbauen. |
| Was keines von beiden kann | Wissen, was niemand gesagt hat. | Wissen, was niemand gesagt hat. Das Diagramm enthält den Prozess, wie er beschrieben wurde; die Menschen im Raum vervollständigen ihn. |
Dazwischen
Vom Gespräch zu BPMN 2.0: Was dazwischen passiert
Die Beschreibung ist eine Folge von Sätzen über Menschen, Entscheidungen, Systeme und Prüfungen. Das Diagramm ist dieselbe Information in einer Notation, die für jedes davon ein Symbol hat. Der Schritt dazwischen ist die Zuordnung, und die Rückfrage dort, wo die Zuordnung nicht möglich ist.
- 01
Rollen werden zu Lanes
„Die Sachbearbeitung erfasst den Schaden, dann prüft der Underwriter die Deckung“: zwei Rollen, zwei Lanes. Eine Rolle, die einmal als „jemand aus der Buchhaltung“ erwähnt wird, wird zu einer Lane, die es genau zu benennen lohnt.
- 02
Entscheidungen werden zu Gateways
„Wenn Deckung besteht, zahlen wir, sonst lehnen wir mit Begründung ab“: ein exklusives Gateway mit zwei beschrifteten Pfaden. Wo die Regel hinter der Entscheidung fehlt, ist das die Frage an die Runde.
- 03
Systeme und Dokumente werden zu Elementen
„Wir buchen es im Schadensystem und hängen die Policenakte an“: Das System wird dem Schritt zugeordnet, die Policenakte wird zum Dokumentelement. Später wissen die Analysen, welcher Schritt welches System berührt.
- 04
Prüfungen werden zu Kontrollschritten
„Vor der Auszahlung gibt eine zweite Person frei“: Eine Vier-Augen-Prüfung ist ein Kontrollschritt, markiert, damit Compliance-Analysen, Prüfungen und eine spätere Automatisierung jede Kontrolle im Prozess finden.
Mit eingeschalteten Rückfragen stellt patchley Nachfragen, während Sie beschreiben. Fragen Sie es, was im Entwurf unklar ist oder fehlt, eine Entscheidung ohne Regel, ein Schritt ohne Verantwortlichen, ein Pfad, der nie endet, und es zeigt es auf. Was ins Diagramm kommt, entscheiden Sie.
Zwei Leser
Ein Diagramm, gelesen von Menschen und von Maschinen
Eine Lane für einen KI-Agenten wird wie jede andere Lane modelliert: eine Rolle mit Schritten, umgeben von den Kontrollschritten, an denen ein Mensch entscheidet. Sie zu entwerfen ist Soll-Arbeit; sie auszuführen ist der Executions-Pilot, in Vorbereitung.
Die Abbildung zeigt eine fiktive Angebotsfreigabe mit drei Lanes, eine davon für einen KI-Agenten. Für die Menschen im Raum ist das Diagramm ein Bild: wer was tut, in welcher Reihenfolge, wo entschieden wird. Für eine Maschine ist dieselbe Datei eine Struktur: Lanes mit Namen, Schritte mit Systemen, ein Gateway mit zwei Bedingungen und ein Kontrollschritt, der nicht übersprungen werden darf.
Deshalb ist das Ergebnis Standard-BPMN 2.0 und keine Zeichnung. Das generierte Diagramm taugt heute dazu, einen Prozess mit Menschen abzustimmen, und dieselbe Datei beschreibt den Prozess präzise genug, um die Leitplanke zu sein, wenn Teile davon später an einen Agenten übergeben werden. Die Seite zu Prozessen vor KI-Agenten führt dieses Argument vollständig aus.
Kontrolle
Der Analyst schlägt vor, Sie entscheiden
Ein Diagramm einmal zu generieren ist leicht. Dafür zu sorgen, dass es das Diagramm der Organisation bleibt und nicht das der KI, ist der Teil, der zählt. Die Arbeitsteilung ist fest: Der Analyst schlägt vor, jeder Vorschlag wird angezeigt, bevor er übernommen wird, und die Prozessverantwortlichen entscheiden.
Was der Analyst vorschlägt patchley
- Den ersten Entwurf aus dem Gespräch oder dem Dokument
- Änderungen, die Sie in Worten beschreiben: „Die Prüfung kommt vor der Erfassung“
- Fragen dort, wo die Beschreibung Lücken hat
- Aktualisierte Analysen, nachdem sich das Diagramm geändert hat
Was Sie entscheiden die Prozessverantwortlichen
- Ob ein Vorschlag greift: übernehmen oder ablehnen, nachdem Sie ihn gesehen haben
- Alles, was Sie selbst auf der Zeichenfläche ändern; es wird nie überschrieben
- Welche Version freigegeben wird; jede Version bleibt
- Was patchley verlässt, und wohin
Jede Änderung wird angezeigt, bevor sie greift
Ob Sie dem Analysten eine Änderung beschreiben oder ihn bitten, eine offene Frage aufzulösen: Das Ergebnis ist ein Vorschlag auf der Zeichenfläche, kein geändertes Diagramm. Sie sehen, was verschoben, ergänzt oder entfernt würde, und übernehmen oder verwerfen es. Das gilt für das Diagramm, für die Analysen und für die Präsentation.
Versionen, Handarbeit und was nie überschrieben wird
Ihre eigenen Änderungen werden nie von einem späteren Vorschlag überschrieben, und jede Version des Diagramms bleibt verfügbar. Geben die Prozessverantwortlichen eine Version frei, ist das die, auf die sich Analysen und Präsentation beziehen, und die früheren Entwürfe bleiben, um zu zeigen, wie es dazu kam.
Grenzen
Grenzen: Wo es weiterhin einen Menschen braucht
Ein generiertes Diagramm ist eine treue Notation dessen, was gesagt wurde. Es ersetzt weder die Menschen, die den Prozess kennen, noch die Freigabe. Vier Grenzen, die man kennen sollte, bevor man beginnt.
Was niemand erwähnt, steht nicht im Diagramm
Der Analyst erfindet keine Schritte, Regeln oder Rollen. Wurde der Ausnahmepfad nie beschrieben, fehlt er, und der einzige Weg, ihn zu finden, ist zu fragen. Die Seite zur Prozessaufnahme listet die Fragen, die Ausnahmen hervorholen.
Der Mensch gibt frei
Ein Diagramm wird zum Prozess der Organisation, wenn die Menschen, die ihn ausführen, es bestätigen. patchley kann zeichnen, fragen und vorschlagen; ob die Beschreibung richtig war, kann es nicht wissen.
Eine Beschreibung kann falsch sein
Menschen beschreiben den Prozess, wie sie glauben, dass er läuft. Zwei Befragte können zwei Reihenfolgen nennen; das Diagramm zeigt den Unterschied, und die Menschen klären ihn.
Beschreiben ist nicht ausführen
Heute beschreibt das Modell die Arbeit. Sie auszuführen, mit Menschen, Systemen und KI-Agenten je Schritt, ist der Executions-Pilot, in Vorbereitung, keine freigegebene Funktion.
Standards
Standards und Portabilität: BPMN 2.0 XML
Das Diagramm, das Sie abgestimmt haben, gehört Ihnen und geht überallhin mit. Der Weg von der ersten Beschreibung zur Datei im eigenen Werkzeug hat heute vier Schritte und einen fünften in Vorbereitung.
STANDARDFORMAT · KEIN LOCK-IN
Was der Export enthält
Das BPMN 2.0 XML trägt den Prozess und seine Diagramminformation: Pools und Lanes, Aufgaben, Gateways mit ihren Pfaden, Start- und Endereignisse, die den Schritten zugeordneten Systeme und Dokumente und die Markierung der Kontrollschritte. Öffnen Sie es in einem Standard-BPMN-Werkzeug, sehen Sie dasselbe Diagramm und können dort weiterarbeiten. Beispiele generierter Diagramme, mit der .bpmn-Datei auf Anfrage, finden Sie auf der Seite mit den Beispielen.
Die Anwendung läuft in einem Rechenzentrum in Deutschland. Die KI-Modelle, die das Gespräch lesen und das Diagramm entwerfen, kommen von einem europäischen Anbieter, gehostet in der EU. Details auf der Seite zu Sicherheit und Daten.