Die Geschichte
Drei Abteilungen, ein erster Tag.
Der Prozess beginnt, wenn der Vertrag unterschrieben ist. HR legt die Personalakte im HR-System an, und dann fächert sich die Arbeit auf. Ein paralleles Gateway, die Raute mit dem Pluszeichen, startet drei Zweige auf einmal. HR legt die Gehaltsdaten in der Lohnabrechnung an. Die Führungskraft plant die Einarbeitung: wen die neue Kollegin oder der neue Kollege trifft, welche Projekte, welche Schulungen. Die IT richtet die Konten im Identitätsmanagement ein und lässt dann die Zugriffsrechte freigeben.
Diese Freigabe ist der Kontrollschritt, blau gezeichnet. Konten legt die IT an; welche Systeme und Daten die neue Person erreichen darf, entscheidet jemand, der dafür verantwortlich ist. Der Schritt liegt in der IT-Lane, weil die IT ihn ausführt, aber er ist eine Kontrolle, weil er ein Konto davon abhalten kann, aktiv zu werden.
Ein zweites paralleles Gateway führt die drei Zweige zusammen. Es wartet, bis Gehaltsdaten, Einarbeitungsplan und freigegebene Rechte alle fertig sind. Dann begleitet die Führungskraft den ersten Tag, die neue Person absolviert die Schulungen im Lernsystem, und das Onboarding ist abgeschlossen. Das Endereignis liegt bei den neuen Mitarbeitenden, denn für sie ist der Prozess da.
Dies ist ein fiktives Beispielmodell. Ein echtes Onboarding hätte zusätzlich die Bestellung der Ausstattung, den Arbeitsplatz, den Betriebsrat, wo er zuständig ist, Probezeitgespräche und die vielen kleinen Gesten, die einen ersten Tag gut machen. Das Beispiel behält die Struktur: drei Zweige, die alle vor einem Datum fertig sein müssen.
Das Diagramm
Das Modell als BPMN 2.0.
Drei Zweige verlassen die erste Plus-Raute, drei Flüsse erreichen die zweite. Der IT-Zweig ist eine Aufgabe länger als die anderen, weil die Freigabe auf die Einrichtung folgt; es ist der Zweig, auf den der Join meist wartet.
Verwendete Elemente
Was im Modell steckt, und warum.
Elf Knoten, kein exklusives Gateway. Onboarding hat wenige Entscheidungen und viele Übergaben; im Modell geht es darum, wer was parallel tut, nicht um ja oder nein.
Lanes: HR, Führungskraft, IT, Neue Mitarbeitende
Vier Rollen. Die neuen Mitarbeitenden haben eine Lane, weil sie im Prozess arbeiten, nämlich die Schulungen absolvieren, und weil das Endereignis ihnen gehört. Die Führungskraft ist eine eigene Lane, weil Onboarding ohne Führungskraft Verwaltung ist.
Paralleler Split und Join
Zwei parallele Gateways in der HR-Lane. Der Split hat drei ausgehende Flüsse, der Join drei eingehende. Jeder Zweig, der den Split verlässt, muss den Join erreichen, sonst endet der Prozess nie; das ist die Regel, die parallele Gateways durchsetzen.
Kontrollschritt: Rechte freigeben
Die blaue Aufgabe in der IT-Lane, mit dem IAM-System darunter. Sie folgt auf Konten einrichten in derselben Lane: erst die Konten, dann die Entscheidung, was sie erreichen dürfen. Die .bpmn-Datei kennzeichnet sie als Kontrollschritt.
Systeme: HR-System, Lohnabrechnung, IAM, LMS
Vier Systeme, vier Lanes. Jede Rolle arbeitet in ihrem eigenen Werkzeug, und die Personaldaten müssen in allen ankommen. Wo sie abgetippt werden, zeigt das Modell, welche Lane tippt.
Endereignis: Onboarding abgeschlossen
Ein Ende, in der Lane der neuen Mitarbeitenden, nach den Schulungen. Der erste Tag ist eine Aufgabe, nicht das Ende: Ein Prozess, der am ersten Tag endet, lässt Schulungen und Einarbeitung außerhalb des Bildes.
Wo der Prozess wartet
Worauf Sie in einem Onboarding-Modell achten sollten.
Der Join ist die ganze Geschichte. Der erste Tag hat ein Datum, die Zweige haben keines, und der langsamste Zweig bestimmt die Stimmung des ersten Morgens.
Konten ohne Rechte
Konten einrichten geht schnell; Rechte freigeben wartet auf eine Person, der das System gehört. Eine neue Kollegin mit Laptop und ohne Zugriff auf irgendetwas ist das sichtbare Ergebnis eines nicht erledigten blauen Schritts.
Der Plan, den niemand geschrieben hat
Einarbeitung planen ist eine Aufgabe der Führungskraft, und Führungskräfte haben viel zu tun. Wird der Zweig übersprungen, feuert der Join in der Praxis trotzdem, und die erste Woche füllt sich von selbst mit Warten.
Wer startet die Zweige?
Der parallele Split nimmt an, dass HR Führungskraft und IT am selben Tag informiert. Wo der unterschriebene Vertrag die IT erst über die Führungskraft erreicht, hat das Modell eine Reihenfolge, wo es einen Split zeichnet.
Schulungen nach dem ersten Tag
Schulungen absolvieren ist nach dem ersten Tag gezeichnet, in der Lane der neuen Mitarbeitenden. Ob die Pflichtschulungen in der ersten Woche stattfinden oder in der dritten, ist der Unterschied zwischen Modell und Wirklichkeit.
Datei anfordern
Das Modell als .bpmn-Datei.
Die Datei ist ein fiktives Beispielmodell in BPMN 2.0 XML. Sie öffnet sich in Standard-BPMN-Werkzeugen wie Camunda Modeler, Signavio oder ADONIS, mit Lanes, dem parallelen Paar, dem Kontrollschritt und dem Layout des Diagramms. Sie wird auf Anfrage per E-Mail versandt; von dieser Seite wird nichts heruntergeladen.
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