Die Geschichte
Zwei Wege zu prüfen, eine Grenze zum Freigeben.
Eine Rechnung kommt an, per Post oder E-Mail. Die Buchhaltung erfasst sie im ERP und stellt die erste Frage: Gibt es eine Bestellung dazu? Wenn ja, lässt sich die Rechnung gegen Bestellung und Wareneingang prüfen, der 3-Wege-Abgleich. Dieser Abgleich ist der erste Kontrollschritt, blau gezeichnet: Rechnung, Bestellung und Eingang müssen übereinstimmen, bevor irgendjemand etwas freigibt. Gibt es keine Bestellung, fehlt die Vergleichsgrundlage, und der Fachbereich, also wer die Leistung bestellt hat, bestätigt, dass sie erbracht wurde.
Beide Wege treffen sich am zweiten Gateway: Liegt der Betrag über der Freigabegrenze? Darunter gibt die Buchhaltung die Rechnung sofort zur Zahlung frei. Darüber sieht sie ein Freigeber an. Diese Freigabe ist der zweite Kontrollschritt, das Vier-Augen-Prinzip für größere Beträge. Das dritte Gateway hält die Antwort des Freigebers fest: Freigegebene Rechnungen werden zur Zahlung freigegeben und die Zahlung terminiert; abgelehnte gehen zurück an den Fachbereich, der mit dem Lieferanten klärt, und die Rechnung wird zurückgewiesen.
Drei Lanes: die Buchhaltung, die erfasst, abgleicht und freigibt; der Freigeber, der über größere Beträge entscheidet; und der Fachbereich, der Leistungen bestätigt und Unstimmigkeiten klärt. Die Grenze selbst steht nicht im Diagramm. Sie ist eine Zahl, die sich ändert; das Gateway, das nach ihr fragt, ändert sich nicht.
Dies ist ein fiktives Beispielmodell. Ein echter Kreditorenprozess hätte zusätzlich Dublettenprüfung, steuerliche Prüfung, Kostenstellenzuordnung, mehrere Freigabestufen und Zahlläufe. Das Beispiel behält die zwei Dinge, über die die meisten Organisationen streiten: welche Rechnungen einen Abgleich brauchen und welche eine zweite Unterschrift.
Das Diagramm
Das Modell als BPMN 2.0.
Drei Gateways in einer Reihe von neun Spalten. Der Nein-Zweig von Über Limit? läuft gerade durch die Buchhaltungs-Lane zu Zahlung freigeben; alles, was in die Lane des Freigebers taucht, liegt über der Grenze. Zwei blaue Aufgaben, eine je Kontrolle.
Verwendete Elemente
Was im Modell steckt, und warum.
Zwölf Knoten, die meisten der acht Beispiele, und trotzdem nur ein System. Rechnungsfreigabe ist ein Prozess der Entscheidungen, nicht der Werkzeuge.
Lanes: Buchhaltung, Freigeber, Fachbereich
Drei Rollen. Der Fachbereich ist im Modell, weil Rechnungen ohne Bestellung ohne ihn nicht prüfbar sind. Der Freigeber ist eine eigene Lane, weil das Vier-Augen-Prinzip nur funktioniert, wenn das zweite Augenpaar jemand anderem gehört.
Gateways: Bestellbezug? Über Limit? Freigegeben?
Drei exklusive Gateways. Das erste beantwortet das ERP, das zweite eine Regel, das dritte ein Mensch. Die drei Fragen in Folge zu lesen heißt, die Kreditorenrichtlinie der Organisation zu lesen.
Kontrollschritte: 3-Wege-Abgleich, Freigabe erteilen
Zwei blaue Aufgaben. Der Abgleich ist eine Kontrolle der Buchhaltung mit dem ERP; die Freigabe ist eine Kontrolle durch einen Menschen ohne System. Beide tragen in der .bpmn-Datei die Dokumentation „Kontrollschritt“.
System: ERP
Erfassung, Abgleich und Freigabe geschehen alle im ERP. Freigeber und Fachbereich haben kein System unter ihren Aufgaben: Ihre Arbeit kommt als Anfrage und geht als Antwort, was in der Praxis E-Mail bedeutet.
Endereignisse: Zahlung terminiert, Rechnung zurückgewiesen
Das gute Ende liegt bei der Buchhaltung, die die Zahlung terminiert. Das andere liegt beim Fachbereich, der die Rechnung zurückgegeben hat. Zwei Enden, zwei Lanes, zwei Ergebnisse, die sich getrennt zählen lassen.
Wo der Prozess wartet
Worauf Sie in einem Rechnungsmodell achten sollten.
Rechnungen warten auf Menschen, die andere Aufgaben haben. Freigeber und Fachbereich tauchen im Modell je für wenige Schritte auf, und dort gehen die Tage hin.
Rechnungen ohne Bestellung
Leistung bestätigen hängt an jemandem im Fachbereich, der unterwegs ist, im Urlaub ist oder nicht weiß, worauf sich die Rechnung bezieht. Jede Rechnung auf dem Nein-Zweig des ersten Gateways ist eine Erinnerung, die noch verschickt werden muss.
Das Postfach des Freigebers
Über der Grenze warten Rechnungen auf eine Person. Liegt die Grenze niedrig, ist das Postfach voller Rechnungen, die kein Urteil brauchen. Am zweiten Gateway beginnt dieses Gespräch.
Abgleiche, die scheitern
Der 3-Wege-Abgleich ist als eine Aufgabe gezeichnet, die immer gelingt. In der Praxis weichen Mengen ab, Preise weichen ab, und die Rechnung wartet in einer Klärungsschleife, die dieses Modell nicht zeichnet.
Zurückgewiesene Rechnungen kommen wieder
Rechnung zurückgewiesen ist hier ein Endereignis. Der Lieferant schickt eine korrigierte Rechnung, und der Prozess beginnt von vorn. Ob der zweite Durchlauf sich an den ersten erinnert, ist eine Frage an das ERP.
Datei anfordern
Das Modell als .bpmn-Datei.
Die Datei ist ein fiktives Beispielmodell in BPMN 2.0 XML. Sie öffnet sich in Standard-BPMN-Werkzeugen wie Camunda Modeler, Signavio oder ADONIS, mit Lanes, den drei Gateways, beiden Kontrollschritten und dem Layout des Diagramms. Sie wird auf Anfrage per E-Mail versandt; von dieser Seite wird nichts heruntergeladen.
Das andere branchenübergreifende Beispiel: Mitarbeiter-Onboarding. Wie Kontrollschritte je Schritt in SOP oder Compliance-Analyse beschrieben werden: Prozessdokumentation. Die Symbole im Detail: der BPMN-Leitfaden.