01 — Zwei Wege, einen Prozess zu sehen
Beobachtung oder Gespräch.
Task Mining ist eine Softwarekategorie, die aufzeichnet, was Menschen an ihren Rechnern tun, Mausklicks, Tastatureingaben, die genutzten Anwendungen und Bildschirme, und daraus die Abfolge der Schritte ableitet. Process Mining, eine verwandte Kategorie, liest stattdessen Ereignisprotokolle aus IT-Systemen. Beide sehen den Prozess so, wie er Spuren in Software hinterlässt.
patchley sieht den Prozess so, wie ihn die Menschen beschreiben, die ihn ausführen. Eine Schadensachbearbeiterin erklärt, was passiert, wenn ein Schaden eingeht, welches System sie öffnet, wen sie fragt, wenn die Policenakte fehlt, und patchley macht daraus ein BPMN-2.0-Diagramm, während sie spricht. Die Quelle ist das Gespräch, die Meeting-Aufzeichnung oder das Dokument, nicht der Desktop.
Bildschirm- und Klickaufzeichnung Task Mining
- Sieht: Anwendungen, Bildschirme, Klicks, Zeit dazwischen
- Braucht: einen Agenten auf jedem Rechner, einen Aufzeichnungszeitraum
- Übersieht: Telefonate, Fragen auf dem Flur, den Grund hinter einem Schritt
Gespräch und Dokument patchley
- Sieht: Rollen, Schritte, Entscheidungen, Systeme und Dokumente, wie beschrieben
- Braucht: die Menschen, die den Prozess ausführen, oder ihre Dokumente
- Übersieht: was niemand erwähnt, bis zur nächsten Frage
02 — Was jeder Ansatz sieht
Klicks zeigen das Wie. Menschen erklären das Warum.
Aufzeichnung ist stark bei den Teilen eines Prozesses, die in Software stattfinden: welche Bildschirme in welcher Reihenfolge geöffnet werden, wie oft ein Fall zwischen zwei Anwendungen hin- und herspringt, wo sich ein Kopieren-und-Einfügen-Schritt versteckt. Für einen Prozess, der vollständig in ein oder zwei Systemen lebt, ist das ein präzises Bild.
Die meisten Geschäftsprozesse sind nicht so. Ein Schaden wird am Telefon besprochen, eine Kreditentscheidung wird in einem Meeting diskutiert, ein Lieferant wird freigegeben, weil jemand zum Einkauf hinübergegangen ist. Die Gründe für einen Schritt, die Ausnahmen, die Umgehungen, die den Beteiligten ein wenig peinlich sind: Nichts davon hinterlässt eine Spur auf einem Bildschirm. Es kommt heraus, wenn man fragt.
Deshalb ist patchley um das Gespräch herum gebaut. Mit eingeschalteten Rückfragen stellt patchley Nachfragen, während die Menschen beschreiben, das Diagramm zeigt das aktuelle Verständnis auf dem Bildschirm, und die Menschen im Raum korrigieren es sofort. Das Ergebnis ist der Prozess, wie die Organisation ihn versteht, abgestimmt mit den Menschen, die ihn verantworten. Genau das brauchen Sie, bevor Sie ihn dokumentieren, verbessern oder automatisieren.
Wo sich beide treffen
Die Ansätze schließen sich nicht aus. Wenn Ihre Organisation bereits Aufzeichnungen oder Protokolle hat, sind sie nützlicher Stoff für die Fragen, die Sie im Interview stellen. patchley liest keine Task-Mining-Daten und keine Ereignisprotokolle; es liest, was Menschen sagen und was Dokumente enthalten.
Aufzeichnung zeigt das Wie Softwareseite
- Welche Bildschirme in welcher Reihenfolge geöffnet werden
- Wie oft ein Fall zwischen Anwendungen springt
- Wo sich ein Kopieren-und-Einfügen-Schritt versteckt
Das Gespräch zeigt das Warum Menschenseite
- Warum es einen Schritt gibt und wer entscheidet
- Die Ausnahmen und die Umgehungen
- Das Telefonat und der Gang zum Einkauf
03 — Datenschutz und Betriebsrat
Auf keinem Arbeitsplatzrechner wird etwas installiert.
Die Aufzeichnung von Bildschirmen und Klicks der Beschäftigten ist in vielen Organisationen ein Thema für den Betriebsrat und die Datenschutzbeauftragten: Sie berührt die Frage der Verhaltens- und Leistungskontrolle und braucht in der Regel eine Vereinbarung, bevor sie beginnt. Wir nennen das als Tatsache über die Kategorie, nicht als Rechtsberatung; die Regeln hängen von Ihrem Land und Ihrer Organisation ab.
patchley zeichnet keine Bildschirme, Klicks oder Tastatureingaben auf und installiert nichts auf den Rechnern der Beschäftigten. Verarbeitet wird, was Sie geben: das Audio eines Interviews oder Workshops, ein Meeting, zu dem patchley eingeladen wird, ein Dokument, das Sie hochladen. Die Menschen, deren Prozess aufgenommen wird, sind diejenigen, die ihn beschreiben, und sie sehen das Diagramm, während es entsteht.
Für den Meeting-Assistenten gilt dasselbe. patchley tritt einem Microsoft-Teams-, Zoom-, Webex- oder Google-Meet-Call bei, wenn Sie den Link einfügen, ist als Teilnehmer sichtbar und zeichnet nur zwischen Start und Stopp auf. Das Gesagte landet als Notizen, und ein Schritt macht daraus einen Entwurf des Diagramms. Wo die Daten verarbeitet werden und was patchley verlässt, steht auf der Seite zu Sicherheit und Daten.
Nichts auf den Rechnern
Kein Agent, keine Bildschirm- oder Klickaufzeichnung, keine Tastatureingaben. patchley läuft im Browser der Person, die es nutzt.
Sichtbar in Meetings
Im Call ist patchley ein sichtbarer Teilnehmer, der im Chat grüßt und nur zwischen Start und Stopp aufzeichnet.
Sie übergeben das Material
Interview-Audio, ein Dokument, ein Meeting, zu dem Sie es einladen. Die Menschen, deren Prozess es ist, beschreiben ihn selbst.
Ob und wie ein Aufzeichnungswerkzeug eine Vereinbarung braucht, hängt von Land und Organisation ab. Wir beschreiben die Kategorie; wir geben keine Rechtsberatung.
04 — Quellen
Woraus patchley aufnimmt.
05 — Wann welcher Weg
Eine faire Faustregel.
Lautet Ihre Frage „Wie lange dauert jeder Klick, und wo springen Fälle zwischen Systemen hin und her?“, dann sind Aufzeichnungswerkzeuge dafür gebaut.
Lautet Ihre Frage „Wie läuft dieser Prozess wirklich, wer entscheidet was, und können wir uns darauf einigen, bevor wir ihn ändern?“, dann liegt die Antwort bei den Menschen, und patchley ist dafür gebaut, sie aus ihnen herauszuholen und in ein Diagramm, eine Analyse und eine Präsentation zu bringen.
Viele Organisationen brauchen am Ende beides, zu unterschiedlichen Zeiten. Uns ist lieber, Sie wählen richtig, als dass Sie uns für die falsche Frage wählen. Bringen Sie einen echten Prozess in ein 30-Minuten-Gespräch, und wir sagen Ihnen ehrlich, ob patchley passt.