Glossar

As-Is (Ist-Prozess)Prozesszustand

Der Prozess, wie er heute tatsächlich läuft, einschließlich der Wartezeiten, der Umwege und der Ausnahmen, die niemand aufgeschrieben hat. Der Ausgangspunkt jeder Prozessaufnahme und die Fassung, die die Prozessverantwortlichen zuerst freigeben.

Aufgabe (Task)Diagrammelement

Das abgerundete Rechteck: eine Arbeitseinheit einer Rolle, benannt als Verb plus Objekt („Schaden registrieren“). Eine Aufgabe kann das System tragen, in dem sie läuft, die Dokumente, die sie nutzt, und die Markierung als Kontrollschritt.

BPMN 2.0Notation

Business Process Model and Notation, der Standard für Prozessdiagramme: Ereignisse, Aufgaben, Gateways, Flüsse, Pools und Lanes. Der BPMN-Leitfaden erklärt das Dutzend Symbole, das ein Geschäftsdiagramm braucht; die Beispiele zeigen sie im Einsatz.

BPMN 2.0 XMLDateiformat

Das Dateiformat zur Notation: eine XML-Datei enthält den Prozess, seine Lanes und Flüsse und das Layout des Diagramms. patchley exportiert es (neben SVG und PNG des Diagramms), und es öffnet sich in Standard-BPMN-Werkzeugen wie Camunda Modeler, Signavio und ADONIS. Siehe BPMN für Camunda.

DatenobjektDiagrammelement

Die Dokumentform neben einer Aufgabe: ein Formular, eine Datei oder ein Datensatz, den ein Schritt braucht oder erzeugt. Zusammen mit dem System, in dem eine Aufgabe läuft, sagt es einem Automatisierungsteam, was jeder Schritt liest und schreibt. Siehe Datenobjekte und Systeme.

Ereignis (Start, Zwischen, Ende)Diagrammelement

Die Kreise. Ein Startereignis eröffnet den Fall („Schaden gemeldet“), ein Endereignis schließt ihn mit einem benannten Ergebnis („Auszahlung erhalten“), und ein Zwischenereignis lässt den Prozess dazwischen auf eine Nachricht oder einen Termin warten. Siehe Ereignisse.

Gateway (XOR, AND, OR)Diagrammelement

Die Raute, an der sich ein Prozess verzweigt oder wieder zusammenführt. Exklusiv (XOR): eine Frage, ein Pfad. Parallel (AND): alle Pfade zugleich. Inklusiv (OR): ein oder mehrere Pfade je nach Bedingung. Am besten als Frage mit beschrifteten Antworten benannt: „Gedeckt?“ Siehe Gateways.

Human in the LoopAutomatisierung

Das Gestaltungsprinzip, dass an festgelegten Punkten eines automatisierten Prozesses ein Mensch entscheidet: eine Freigabe, eine Ausnahme, eine Ermessensfrage. In BPMN ist das schlicht eine Aufgabe in der Lane einer Person zwischen den Schritten, die ein System oder ein KI-Agent ausführt.

KI-AgentAutomatisierung

Software, die mit einem KI-Modell eine Aufgabe selbstständig erledigt: eine Anfrage lesen, Daten abgleichen, eine Antwort entwerfen. In einem BPMN-Diagramm kann ein Agent wie jede andere Rolle eine Lane haben; das Modell legt dann fest, was er tut, welche Daten er bekommt und wo ein Mensch eingreift. Siehe Prozesse vor KI-Agenten.

KontrollschrittDiagrammelement

Eine Aufgabe, deren Zweck das Prüfen, Freigeben oder Abzeichnen ist: eine Vier-Augen-Freigabe, eine Plausibilitätsprüfung, eine Compliance-Prüfung. In patchley-Diagrammen markiert, damit Revision und Automatisierungsprojekte sie finden und niemand sie versehentlich wegplant.

Lane / SwimlaneDiagrammelement

Ein waagerechtes Band innerhalb eines Pools, eines je Rolle: Sachbearbeitung, Underwriter, Leitung. Jede Aufgabe liegt in der Lane der Rolle, die sie ausführt; so zeigt das Diagramm ohne zusätzliche Worte, wer was tut. Auch ein System oder ein KI-Agent kann eine Lane haben.

NachrichtenflussDiagrammelement

Der gestrichelte Pfeil zwischen zwei Pools: ein Formular an den Versicherer, ein Bescheid zurück. Pools teilen sich nie einen Sequenzfluss; was die Grenze überschreitet, ist eine Nachricht.

PoolDiagrammelement

Ein Beteiligter am Prozess: Ihre Organisation, der Kunde, ein Lieferant. Ein Pool hat einen eigenen Start, ein eigenes Ende und eine eigene Schrittfolge, unterteilt in Lanes für die Rollen darin. Siehe Pools und Lanes.

Process MiningKategorie

Software, die Ereignisprotokolle aus IT-Systemen liest und die Pfade rekonstruiert, die Fälle tatsächlich genommen haben, mit Häufigkeiten und Durchlaufzeiten. Sie braucht Systeme, die jeden Schritt protokollieren, und sieht nichts, was außerhalb davon geschieht. Siehe den Vergleich.

Prozessdiagramm (Process Map)Diagramm

Ein Prozess, von Anfang bis Ende gezeichnet: wer was in welcher Reihenfolge tut, mit welchen Entscheidungen. In der Praxis ist das BPMN-Diagramm mit seinen Lanes das Prozessdiagramm; die Prozesslandkarte ist die Übersicht über alle.

ProzesslandkarteÜbersicht

Alle Prozesse einer Organisation in einem Bild, meist gruppiert in Führungs-, Kern- und Unterstützungsprozesse, jeder mit Verweis auf sein eigenes Diagramm. patchley baut die Landkarte aus mehreren Diagrammen.

Prozessverantwortliche (Process Owner)Rolle

Die Person, die einen Prozess von Anfang bis Ende verantwortet: dass er dokumentiert ist, dass Änderungen abgestimmt werden, dass er läuft. Die Person, die den Ist-Prozess freigibt und den Soll-Prozess entscheidet.

RACIMethode

Eine Matrix, die je Schritt festlegt, wer Responsible, Accountable, Consulted und Informed ist. Die Lanes eines BPMN-Diagramms zeigen das R; die drei anderen Buchstaben stehen meist in einer Tabelle daneben oder in der Dokumentation je Schritt.

SequenzflussDiagrammelement

Der durchgezogene Pfeil, der den Schritten innerhalb eines Pools ihre Reihenfolge gibt. Nach einem Gateway trägt jeder ausgehende Sequenzfluss eine Antwort als Beschriftung: „ja“, „nein“, „über Limit“.

SOPDokument

Standard Operating Procedure, die schriftliche Arbeitsanweisung für einen Schritt oder einen Prozess, mit Zweck, Ausführendem, Eingaben, Ausgaben und den Prüfungen unterwegs. In patchley eine der Analysen je Schritt, neben Schwachstellen, Compliance und Kennzahlen. Siehe Prozessdokumentation.

Task MiningKategorie

Software, die Prozesse aufnimmt, indem sie beobachtet, was Menschen an ihren Bildschirmen tun, Klicks und Tastatureingaben, und aus den Aufzeichnungen Schritte rekonstruiert. Sie sieht die Softwareseite eines Prozesses. Siehe Interview vs. Task Mining und Aufnahme ohne Bildschirmaufzeichnung.

TeilprozessDiagrammelement

Ein Schritt, der selbst ein Prozess ist, in einem eigenen Diagramm gezeichnet und im übergeordneten Diagramm als Aufgabe mit Plus-Marker gezeigt. Hält das übergeordnete Diagramm auf einem Bildschirm und lässt jedes Team seinen Teil verantworten. Siehe Aufgaben und Teilprozess.

To-Be (Soll-Prozess)Prozesszustand

Der Zielentwurf eines Prozesses: Schritte verschoben, gestrichen, zusammengelegt oder an ein System oder einen KI-Agenten übergeben. Als eigenes, verknüpftes Diagramm entworfen, der Ist-Prozess bleibt unverändert und ist nur einen Klick entfernt, damit der Unterschied sichtbar bleibt und abgestimmt werden kann.

Vier-Augen-PrinzipKontrolle

Die Regel, dass eine Entscheidung oder eine Zahlung von einer zweiten Person geprüft wird, bevor sie wirksam wird. Im Diagramm ist das ein Kontrollschritt in einer zweiten Lane; in der Automatisierung die Freigabe, die ein KI-Agent oder ein Workflow nicht überspringen kann.

WertschöpfungsketteÜbersicht

Die Folge von Aktivitäten, mit denen eine Organisation Wert für ihre Kunden schafft, vom ersten Kontakt bis zu Lieferung und Service. Die oberste Ebene einer Prozesslandkarte; jedes Glied der Kette öffnet sich in seine Prozesse.

Workflow / Workflow-EngineAutomatisierung

Ein Workflow ist ein Prozess, den ein System Schritt für Schritt ausführt: Er leitet Fälle weiter, weist Aufgaben zu und wartet auf Freigaben. Die Workflow-Engine ist die Software, die das Ausführen übernimmt. patchley beschreibt den Prozess; das Ausführen ist der Executions-Pilot, in Vorbereitung.