Symbole auf einen Blick
Das Dutzend Symbole, das einen Geschäftsprozess trägt
Alles unten ist Standard-BPMN 2.0. Wer diese Formen lesen kann, liest fast jedes Prozessdiagramm, auch die, die patchley aus einem Gespräch entwirft. Nur die Markierung der Kontrollschritte ist eine Ergänzung von patchley.
Ereignisse
Ereignisse: wo ein Fall beginnt, wartet und endet
Was den Fall auslöst
Ein dünner Kreis, benannt nach dem Auslöser.
Warten auf eine Nachricht oder einen Termin
Nachricht: Unterlagen treffen ein. Zeit: eine Frist läuft ab.
Welches Ergebnis der Fall erreicht hat
Ein dicker Kreis je Ergebnis, benannt als Resultat.
Ereignisse sind die Kreise. Sie beschreiben keine Arbeit, sondern dass etwas geschehen ist. Ein Startereignis eröffnet den Fall: „Schaden gemeldet“, „Antrag eingegangen“. Benennen Sie es nach dem Auslöser, nicht als „Start“.
Ein Zwischenereignis sitzt mitten im Fluss und lässt den Prozess warten oder reagieren. Die beiden häufigsten sind das Nachrichtenereignis (der Prozess wartet, bis etwas eintrifft, etwa die Unterlagen des Kunden) und das Zeitereignis (eine Frist oder eine Wartezeit). Beide sind der doppelte Kreis, mit einem Briefumschlag oder einer Uhr darin.
Ein Endereignis schließt den Fall. Ein Prozess darf mehrere haben: „Auszahlung erhalten“ und „Ablehnung erhalten“ sind zwei Ergebnisse, und das Diagramm sollte zeigen, welcher Pfad zu welchem führt. Ein Ende ist nie eine verkleidete Aufgabe: „Ablehnung versenden“ ist Arbeit; das Ende heißt „Ablehnung erhalten“.
Aufgaben und Teilprozess
Aufgaben: eine Arbeitseinheit, eine Rolle, Verb plus Objekt
Die Aufgabe ist das abgerundete Rechteck und trägt den größten Teil der Bedeutung eines Diagramms. Drei Gewohnheiten halten Aufgaben lesbar. Benennen Sie jede Aufgabe als Verb plus Objekt: „Schaden registrieren“, nicht „Schaden“. Eine Aufgabe wird von einer Rolle erledigt und liegt in deren Lane; teilen sich zwei Rollen eine Aufgabe, sind es meist zwei Aufgaben mit einer Übergabe. Und eine Aufgabe ist eine Arbeitseinheit, kein Tastendruck: „Kundendaten erfassen“ ist eine Aufgabe, „Speichern klicken“ nicht.
Wenn ein Diagramm nicht mehr auf einen Bildschirm passt, ist die Antwort ein Teilprozess: eine Aufgabe, die für einen ganzen eigenen Prozess steht und in einem separaten Diagramm gezeichnet wird. „Deckung prüfen“ kann im Schadendiagramm eine Aufgabe sein und im Underwriting ein vollständiges Diagramm. Das übergeordnete Diagramm bleibt lesbar, und jedes Team verantwortet seinen Teil. patchley baut aus mehreren solchen Diagrammen eine Prozesslandkarte.
Aufgabe ein Diagramm
- Eine Rolle, eine Lane
- Verb plus Objekt als Name
- Kann als Kontrollschritt markiert sein
- Kann System und Dokumente nennen, die sie nutzt
Teilprozess eigenes Diagramm
- Ein Schritt, der sich in ein zweites Diagramm öffnet
- Hält das übergeordnete Diagramm auf einem Bildschirm
- Hat eigene Start- und Endereignisse
- Oft von einem anderen Team verantwortet
Gateways
Gateways: wo der Prozess entscheidet
Das Gateway ist die Raute. Es arbeitet nicht und entscheidet selbst nichts; die Entscheidung fällt in der Aufgabe davor. Das Gateway zeigt, wie sich der Fluss teilt und später wieder zusammenführt. Unten ist „Deckung prüfen“ die Arbeit und „Gedeckt?“ das Gateway, das den Fall weiterleitet.
| XOR · exklusiv | AND · parallel | OR · inklusiv | |
|---|---|---|---|
| Symbol | Raute mit × | Raute mit + | Raute mit ○ |
| Liest sich als | Eine Frage mit genau einer Antwort: „Gedeckt?“ ja oder nein. | Keine Frage. Alles danach läuft gleichzeitig. | Eine Frage mit mehreren Antworten, die alle zutreffen können. |
| Pfade, die weitergehen | Genau einer | Alle | Einer oder mehrere, je nach Bedingung |
| Zusammenführung | Die Pfade laufen einfach zusammen. | Eine zweite +-Raute wartet auf jeden Pfad. | Eine zweite ○-Raute wartet auf jeden genommenen Pfad. |
| Beispiel | Gedeckt? → Auszahlung freigeben oder ablehnen | Auftrag bestätigt → Rechnung und Kommissionierung starten zugleich | Welche Prüfungen greifen? → Bonitätsprüfung, Sanktionsprüfung oder beide |
„Gedeckt?“, „Betrag über Limit?“, „Vollständig?“, und jeder ausgehende Pfeil trägt eine Antwort. Ein Gateway ohne Frage ist der häufigste Grund, warum ein Diagramm nicht freigegeben werden kann.
Pools und Lanes
Pools und Lanes: wer was tut, und wer mit wem spricht
Ein Beteiligter
Ihre Organisation, der Kunde, ein Lieferant. Eigener Start, eigenes Ende, eigene Schritte.
Eine Rolle im Pool
Sachbearbeitung, Underwriter, Leitung, ein System, ein KI-Agent.
Was zwischen Pools wechselt
Gestrichelte Pfeile für Formulare, Briefe und Antworten.
Ein Pool ist ein Beteiligter am Prozess: Ihre Organisation, der Kunde, ein Lieferant. Innerhalb eines Pools teilen Lanes die Arbeit nach Rollen: Sachbearbeitung, Underwriter, Leitung. Jede Aufgabe liegt in der Lane der Rolle, die sie ausführt; so beantwortet das Diagramm „wer tut was“ ohne ein zusätzliches Wort. Die Lane ist das R einer RACI-Matrix.
Lanes sollten Rollen sein, keine Abteilungen. „Underwriter“ ist eine Rolle; „Abteilung Underwriting“ kann drei Rollen enthalten und die Übergaben dazwischen verstecken. Ein System oder ein KI-Agent kann eine eigene Lane haben, wenn es Schritte ausführt statt nur benutzt zu werden; siehe Prozesse vor KI-Agenten.
Zwischen Pools gibt es keine Sequenzflüsse. Kunde und Versicherer teilen sich keine gemeinsame Schrittfolge; sie tauschen Nachrichtenflüsse aus: das Schadenformular, die Bitte um Unterlagen, den Bescheid. Jeder Pool behält seinen eigenen Start und sein eigenes Ende; die gestrichelten Pfeile zeigen, was die Grenze überschreitet.
Datenobjekte und Systeme
Datenobjekte und Systeme: was ein Schritt braucht und wo er arbeitet
Wer was in welcher Reihenfolge tut, ist die halbe Spezifikation. Die andere Hälfte ist, was jeder Schritt braucht, was er erzeugt und in welchem System er stattfindet: der Teil, den ein Automatisierungsteam oder ein KI-Agent am genauesten liest.
Datenobjekte Dokumente und Datensätze
- Die Dokumentform neben einer Aufgabe, mit gepunkteter Linie verbunden
- Eingaben: das Schadenformular, die Policenakte, die Rechnung
- Ausgaben: der Bescheid, die Bestellung
- Das Objekt benennen, nicht das Format
Systeme wo die Arbeit stattfindet
- Die Anwendung, die eine Aufgabe nutzt: CRM, ERP, Schadensystem, E-Mail
- Als Beschriftung an der Aufgabe oder als Lane, wenn das System selbst handelt
- In patchley werden Systeme und Dokumente je Schritt aus dem Gespräch aufgenommen
Ein Kontrollschritt ist eine Aufgabe, deren Zweck das Prüfen oder Freigeben ist: eine Vier-Augen-Freigabe, eine Plausibilitätsprüfung, eine Compliance-Prüfung. Markieren Sie sie. Es sind die Schritte, nach denen eine Revision fragt, und die Schritte, die ein KI-Agent nicht überspringen darf.
Der Kontrollschritt ist der eingebaute Marker, in Blau. Darüber hinaus entscheidet Ihre Organisation, welche Arten von Schritten hervorgehoben werden, und wie. Unter Prozesse → Prozesseinstellungen definiert sie bis zu fünf eigene Marker, jeweils mit einem Namen, einem Kriterium in eigenen Worten (manuelle Schritte, Medienbrüche, Kundenkontakt, Schritte, die ein KI-Agent übernehmen könnte), dem Geltungsbereich (Aufgaben, Entscheidungen, Ereignisse) und einer Farbe. Marker werden pro Prozess eingeschaltet. Wenn patchley das Diagramm erstellt, markiert es die passenden Schritte; sie erscheinen als Füllfarben mit einer Legende, in den Folien und als Ja/Nein-Spalte im XLSX-Export.
Häufige Fehler
Die Fehler, die ein Diagramm schwer abstimmbar machen
Keiner davon verletzt die Notation. Alle führen dazu, dass über das Bild gestritten wird statt über den Prozess.
Gateway ohne Frage
Eine Raute mit zwei unbeschrifteten Pfeilen. Niemand kann sagen, welcher Fall wohin geht, also kann niemand das Diagramm bestätigen.
Lanes nach Abteilung statt nach Rolle
„Betrieb“ als Lane versteckt drei Übergaben in einem Kasten. Nehmen Sie die Rollen, die den Fall tatsächlich weiterreichen.
Kein Endereignis, oder eines für alles
Ein Fluss, der einfach aufhört, oder zehn Ergebnisse in einem „Ende“. Benennen Sie jedes Ergebnis und geben Sie ihm ein eigenes Ende.
Zu viele Symbole
Ereignis-Untertypen, Marker und Anmerkungen an jedem Element. Die Leser hören auf zu lesen. Ein Dutzend Symbole reicht.
Text statt Struktur
Eine Aufgabe namens „Prüfen und bei Bedarf an die Leitung eskalieren, sonst freigeben“ ist ein Gateway und drei Aufgaben, die so tun, als wären sie eine.
Ausnahmen weggelassen
Nur der Normalfall. Fehlende Unterlagen, abgelehnte Rechnungen und zurückgezogene Anträge sind der Ort, an dem der größte Teil der Arbeit und der Kontrollen liegt.
Checkliste
Bevor ein Diagramm freigegeben wird
Acht Fragen an die Prozessverantwortlichen, bevor der Ist-Prozess als abgestimmt gilt. In patchley schlägt der Analyst Änderungen vor, und jede Änderung wird gezeigt, bevor sie übernommen wird; diese Liste sagt, worauf Sie bei der Entscheidung achten.
Ein Start, benannt nach dem Auslöser
„Schaden gemeldet“, nicht „Start“. Zwei Auslöser sind zwei Startereignisse oder zwei Prozesse.
Jede Aufgabe ist Verb plus Objekt, in der Lane der Rolle, die sie ausführt
Lesen Sie jede Aufgabe mit ihrer Lane davor: „Sachbearbeitung: Schaden registrieren.“
Jedes Gateway ist eine Frage mit beschrifteten Antworten
Und die Aufgabe davor ist der Ort, an dem die Antwort tatsächlich gefunden wird.
Jede parallele Teilung hat eine Zusammenführung
Sonst endet der Prozess auf dem Papier nie und lässt sich nicht automatisieren.
Jedes Ergebnis hat ein eigenes, benanntes Ende
Ausgezahlt, abgelehnt, zurückgezogen, eskaliert: die Beteiligten kennen die Ergebnisse; das Diagramm sollte sie auch kennen.
Kontrollschritte sind markiert
Freigaben, Vier-Augen-Prüfungen und Compliance-Prüfungen sind sichtbar, damit sie später niemand versehentlich wegplant.
Systeme und Dokumente sind dort benannt, wo sie zählen
Nicht an jeder Aufgabe, aber überall dort, wo ein Datensatz oder eine Datei bestimmt, wie ein Schritt läuft.
Es passt auf einen Bildschirm, oder es hat Teilprozesse
Wenn zweimal gescrollt werden muss, teilen Sie es auf.
Ein Diagramm ist freigabereif, wenn jede Person im Raum auf ihre Lane zeigen und sagen kann: „Ja, das tue ich, und dort gebe ich ab.“