Das Versprechen, das niemand gern gibt
Jeder Prozessworkshop, in dem wir gesessen haben, endet gleich. Das Flipchart wird fotografiert, die Haftnotizen werden in ungefähr der richtigen Reihenfolge von der Wand gelöst, und jemand sagt den Satz, auf den alle gewartet haben: „Ich bringe das in ein ordentliches Modell und schicke es herum.“
Niemand gibt dieses Versprechen gern, weil alle im Raum wissen, was es kostet. Wer es gegeben hat, verbringt ein, zwei Abende mit einem Modellierungswerkzeug, den Fotos und dem eigenen Gedächtnis. Die Prozessverantwortlichen bekommen ein Diagramm per E-Mail, öffnen es zwischen zwei anderen Aufgaben und antworten „sieht gut aus“ auf ein Modell, das sie nicht wirklich gelesen haben. Der Workshop war der interessante Teil; das Ergebnis kommt, wenn das Interesse weitergezogen ist.
Im Workshop steckt das Wissen. Das Modell entsteht woanders, später, bei jemandem, der sich erinnern muss.
Was zwischen Raum und Modell verloren geht
Die ehrliche Antwort: das meiste von dem, was den Workshop wertvoll gemacht hat.
Details, die nur im Moment existieren
Ein Workshop ist voller Sätze, die es nie auf das Flipchart schaffen. „Offiziell geht das an den Einkauf, aber in der Praxis rufe ich dort direkt eine Kollegin an.“ „Die Prüfung gibt es nur bei hohen Beträgen, aber niemand hat aufgeschrieben, was hoch heißt.“ „Freitags überspringen wir den Schritt, weil das System gesichert wird.“ Das sind die Ausnahmen, die Umwege und die undokumentierten Entscheidungsregeln, und genau die braucht eine Prüferin, ein Verbesserungsprojekt oder ein Automatisierungsteam am dringendsten.
Sie werden einmal gesagt, nebenbei, während jemand anderes schon über den nächsten Schritt spricht. Sie sind auf der Aufzeichnung, die sich niemand mehr anhören wird. Wenn sich die modellierende Person mit den Fotos hinsetzt, ist nur noch der Normalfall übrig, weil der Normalfall das ist, was auf ein Flipchart passt.
Die zweite Durchsicht, die nie stattfindet
Das Modell, das herumgeschickt wird, ist eine Übersetzung. Aus Haftnotizen sind Lanes, Gateways und Aufgaben geworden, und dabei wurden ein Dutzend kleiner Entscheidungen getroffen: welche Rolle einen Schritt verantwortet, ob eine Frage eine Entscheidung oder eine Notiz ist, wo ein Pfad endet. Im Raum wären diese Entscheidungen leicht zu prüfen. Per E-Mail sind sie unsichtbar. Die Prozessverantwortlichen sehen ein sauberes Diagramm und können nicht erkennen, welche Teile das sind, was sie gesagt haben, und welche das, was die modellierende Person angenommen hat.
Also findet die Durchsicht, die stattfinden sollte, die, bei der die Menschen, die den Prozess ausführen, jede Lane lesen und „nein, das stimmt nicht“ sagen, stillschweigend nicht statt. Das Diagramm wird durch Schweigen freigegeben.
Was sich ändert, wenn das Diagramm im Workshop wächst
Die Alternative ist nicht eine bessere Modelliererin oder ein längerer Workshop. Sie besteht darin, das Diagramm im Raum wachsen zu lassen, während die Gruppe spricht, sodass das Modell das ist, was an der Wand hängt, und nicht das, was danach versprochen wird. Dafür ist patchley gebaut: Es hört dem Gespräch zu, entwirft das Diagramm mit und stellt mit eingeschalteten Rückfragen Nachfragen. Drei Dinge ändern sich.
- Die Prozessverantwortlichen korrigieren, solange sie sich noch erinnern. Ein Schritt in der falschen Lane fällt der Person auf, der die Lane gehört, im Moment, nicht eine Woche später jemandem, der nicht dabei war.
- Offene Fragen werden im Raum gestellt, nicht eine Woche später per E-Mail. Zeigt das Diagramm eine Entscheidung ohne Regel, lautet die Frage „ab wann ist der Betrag hoch?“, und die Person, die es weiß, sitzt am Tisch.
- Analysen und Präsentation entstehen aus demselben Diagramm, nicht aus einer Abschrift. Die nebenbei erwähnten Schwachstellen hängen an dem Schritt, zu dem sie gehören; der beschriebene Kontrollschritt ist als solcher markiert; die Präsentation für den Lenkungsausschuss wird aus dem gefüllt, was der Raum vereinbart hat.
Hängt das Diagramm an der Wand, ist der Workshop die Durchsicht. Es gibt keine zweite Fassung zum Herumschicken, weil die Prozessverantwortlichen die erste bereits gelesen haben.
Die Freigabe muss trotzdem ausdrücklich erfolgen. patchley schlägt vor; die Gruppe entscheidet, und jede Version bleibt erhalten, sodass die am Ende des Workshops bestätigte Version die ist, auf die sich Analysen und Präsentation beziehen. Was verschwindet, ist die Lücke dazwischen.
Was das nicht löst
Ein Diagramm, das im Raum wächst, ist nur so gut wie der Raum. Wurde die Person, die den Prozess wirklich ausführt, nicht eingeladen, fehlen die Ausnahmen, die sie kennt, weiterhin, und keine Rückfrage wird sie finden. Beschreibt die Gruppe den Prozess, wie er laufen soll, statt wie er läuft, zeigt das Diagramm getreu die Soll-Fassung. Die Fragen, die den echten Prozess hervorholen, sind ein eigenes Handwerk; wir haben sie auf der Seite zur Prozessaufnahme aufgeschrieben.
Es ersetzt auch nicht die Modellierungskonventionen, die eine Organisation bereits hat. Das Diagramm verlässt patchley als BPMN 2.0 XML und öffnet sich in den Standardwerkzeugen, wo es an den Hausstil angepasst werden kann. Was es nicht mehr brauchen sollte, ist der Nachbau aus Fotos.
Der Sinn des Workshops war nie das Flipchart. Es war die Einigung im Raum. Das Diagramm zum Ergebnis zu machen heißt, dass die Einigung den Raum in einer Form verlässt, die Menschen und Werkzeuge lesen können.