Prozessbegriffe, kurz erklärt

BPMN 2.0 ist die in ISO/IEC 19510 genormte Notation, um Geschäftsprozesse als Diagramme darzustellen, die Menschen und Automatisierungs-Engines gleichermaßen lesen können.

Business Process Model and Notation 2.0 legt ein festes Vokabular an Symbolen fest — Ereignisse, Aktivitäten, Gateways, Pools und Lanes — sowie eine XML-Serialisierung. Weil dieses XML genormt ist, lässt sich ein Diagramm aus einem Werkzeug in ein anderes importieren oder an eine Engine wie Camunda übergeben. Genau dieses Austauschformat unterscheidet BPMN von einem gewöhnlichen Flussdiagramm.

Siehe auch: Gateway, Pool und Lane, Flussdiagramm

Ein Flussdiagramm zeigt die Abfolge der Schritte eines Prozesses mit frei gewählten Kästen und Pfeilen, ohne dass hinter den Formen eine genormte Bedeutung steht.

Flussdiagramme sind schnell erfasst und brauchen keine Schulung, was sie für ein erstes gemeinsames Verständnis im Workshop nützlich macht. Was sie nicht leisten: Sie tragen nicht die Semantik, die eine Engine oder eine Prüfung benötigt. Es gibt keinen definierten Unterschied zwischen einer exklusiven und einer parallelen Verzweigung und kein Austauschformat. Teams starten daher meist mit einem Flussdiagramm und wechseln zu BPMN, sobald Entscheidungen nachvollziehbar sein müssen.

Siehe auch: BPMN 2.0

Ein Gateway ist das BPMN-Element, das den Weg durch einen Prozess aufteilt oder zusammenführt und damit bestimmt, welche Zweige ausgeführt werden.

Ein exklusives Gateway wählt anhand einer Bedingung genau einen ausgehenden Pfad. Ein paralleles Gateway startet alle ausgehenden Pfade gleichzeitig. Ein inklusives Gateway nimmt jeden Pfad, dessen Bedingung erfüllt ist. Gateways ohne ausformulierte Bedingungen sind der häufigste Grund, warum ein Diagramm vollständig aussieht, aber nicht ausführbar ist — der Engine fehlt die Regel zur Auswertung.

Siehe auch: BPMN 2.0, Token-Fluss

Pools und Lanes gliedern ein BPMN-Diagramm danach, wer einen Schritt ausführt: Ein Pool ist eine Organisation oder ein System, eine Lane eine Rolle darin.

Zwei Pools dürfen nicht über einen einfachen Sequenzfluss verbunden werden — die Kommunikation zwischen ihnen läuft über Nachrichtenflüsse. Diese Unterscheidung ist praktisch relevant, weil sie ein Modell zwingt, Übergaben zwischen Abteilungen oder Systemen ausdrücklich zu benennen. Lanes werden nach der bildlichen Vorstellung oft Swimlanes genannt.

Siehe auch: BPMN 2.0

Der Token-Fluss ist das gedankliche Modell zur Ausführung eines BPMN-Diagramms: Ein Token betritt das Startereignis und wandert über die Sequenzflüsse bis zu einem Endereignis.

Gateways erzeugen, führen zusammen oder verbrauchen Token. Ein Modell, in dem ein Token hängen bleiben kann oder in dem Token entstehen, die nie verbraucht werden, ist nicht ausführbar — auch wenn die Zeichnung korrekt aussieht. Den Token-Fluss zu prüfen ist der schnellste Weg festzustellen, ob ein Diagramm ein Bild oder eine Spezifikation ist.

Siehe auch: BPMN 2.0, Gateway

Eine Arbeitsanweisung ist die schriftliche Vorgabe, die einer Person Schritt für Schritt erklärt, wie eine Aufgabe gleichbleibend auszuführen ist.

Während ein Prozessmodell Struktur und Übergaben zeigt, enthält eine Arbeitsanweisung die Details, die am Arbeitsplatz gebraucht werden: Eingaben, Reihenfolge der Handlungen, beteiligte Systeme und woran erkennbar ist, dass die Aufgabe erledigt ist. Qualitäts- und Compliance-Normen wie ISO 9001 verlangen dokumentierte und aktuelle Verfahren — der Grund, warum Arbeitsanweisungen und Prozessmodelle auseinanderlaufen, sobald sie getrennt gepflegt werden.

Siehe auch: Prozesslandkarte (einzelner Prozess), Subprozess

Eine Prozesslandkarte bildet alle Prozesse einer Organisation und ihre Beziehungen ab, üblicherweise gegliedert in Management-, Kern- und Unterstützungsprozesse.

Sie beantwortet, wo ein Prozess steht und wovon er abhängt, nicht wie er abläuft. Landkarten werden meist auf mehreren Ebenen gezeichnet: Überblick, Prozessgruppen und darunter die einzelnen Prozesse. Ihr Wert hängt vollständig an der Konsistenz — eine Landkarte aus Workshops, die Monate auseinanderliegen, beschreibt denselben Prozess gern zweimal unter verschiedenen Namen.

Siehe auch: Prozesslandkarte (einzelner Prozess)

Eine Prozessdarstellung bildet visuell ab, wie ein einzelner Prozess tatsächlich abläuft — mit Schritten, Entscheidungen und beteiligten Rollen.

Der Begriff wird uneinheitlich verwendet und reicht von der Skizze am Whiteboard bis zum formalen BPMN-Modell. Entscheidend ist in der Praxis, ob die Darstellung nur ein Bild ist oder genug Struktur trägt — Bedingungen, Rollen, Systeme —, um ausgewertet und weitergegeben zu werden.

Siehe auch: Prozesslandkarte, BPMN 2.0

Prozesserhebung ist die Arbeit, festzustellen, wie ein Prozess heute tatsächlich abläuft — im Unterschied dazu, wie er dokumentiert ist oder wie man ihn vermutet.

Sie kann über Gespräche mit den Ausführenden, über Beobachtung oder über Systemdaten erfolgen. Welche Methode passt, hängt davon ab, welche Spuren existieren: Ein Prozess, der keine digitale Spur hinterlässt, lässt sich nur aus dem Wissen der Beteiligten rekonstruieren.

Siehe auch: Process Mining, Ist- und Soll-Prozess

Process Mining rekonstruiert einen Prozess aus den Ereignisprotokollen, die ein System bereits aufgezeichnet hat, und zeigt, wie Vorgänge real hindurchgelaufen sind.

Weil es auf zeitgestempelten Aufzeichnungen aufsetzt, kann es Häufigkeiten, Dauern und Abweichungen über Tausende Vorgänge quantifizieren. Seine Voraussetzung ist zugleich seine Grenze: Der Prozess muss bereits in erfassten Systemen laufen. Schritte, die in Besprechungen, per E-Mail oder in Tabellen erledigt werden, hinterlassen kein Protokoll und tauchen nicht auf — weshalb Process Mining und gesprächsbasierte Erhebung unterschiedliche Fragen beantworten und keine Konkurrenten sind.

Siehe auch: Prozesserhebung, Ereignisprotokoll

Ein Ereignisprotokoll ist die Aufzeichnung von Prozessschritten durch ein System, mit mindestens einer Vorgangskennung, einem Aktivitätsnamen und einem Zeitstempel je Eintrag.

Diese drei Felder machen die Rekonstruktion überhaupt möglich: Die Vorgangskennung gruppiert Ereignisse desselben Falls, die Zeitstempel bringen sie in Reihenfolge. Die Protokollqualität entscheidet über die Analysequalität — fehlende Kennungen oder Aktivitäten in falscher Granularität lassen sich nachträglich nicht reparieren.

Siehe auch: Process Mining

Der Ist-Prozess beschreibt, wie heute gearbeitet wird; der Soll-Prozess den vereinbarten Zielzustand nach einer Veränderung.

Transformationsvorhaben scheitern weit häufiger am Ist als am Soll, weil das Ziel gegen einen angenommenen statt gegen den realen Zustand entworfen wird. Den Ist-Prozess ehrlich zu erfassen — einschließlich der Umwege, die niemand dokumentiert hat — macht den Abstand zwischen beiden erst messbar.

Siehe auch: Prozesserhebung

Ein Subprozess ist ein Schritt, der selbst einen Prozess enthält, damit ein Modell auf jeder Detailebene lesbar bleibt.

Details in Subprozesse einzuklappen hält ein Diagramm lesbar: Die oberste Ebene zeigt den Ablauf von Anfang bis Ende, jeder Subprozess lässt sich für die Details öffnen. Wo geschnitten wird, ist eine Ermessensfrage — zu grob verbirgt das Modell die entscheidenden Verzweigungen, zu fein liest es niemand.

Siehe auch: BPMN 2.0